最初の連絡で、次に何が起こるかを伝える
応募直後は、送信できたか、いつ連絡が来るか、何を準備するかが分からない状態です。受付の案内には、受け取ったことと次の手順を入れます。返答時期を記載する場合は、実際に守れる社内体制を先に確認してください。
自動返信と担当者の返信は役割を分けます。自動返信があるから担当者の確認は不要、とはしないこと。応募を見落とさない確認先と、不在時の担当を決めます。受信者が多いだけでは、誰も対応しない状態が生まれます。
日程案内は、候補者が返信できる材料をそろえる
面接の候補日時、所要時間の目安、対面かオンラインか、場所や接続方法を整理します。候補日時が合わない場合の返答方法も添えると、一往復で調整しやすくなります。時刻には日付とタイムゾーンを含め、社内の空き枠を確かめてから送ります。
候補者が在職中であることも想定し、即時返信を当然としない運用にします。提出物がある場合は、必要なものと任意のものを明確に分けて案内します。
日程調整の文例（角括弧を置換して使用）
直前の案内と、変更時の連絡先を用意する
面接が決まったら、確定日時、担当、会場または接続先、当日の連絡先を一か所にまとめます。オンラインでは接続できなかった場合、対面では到着が遅れそうな場合にどう連絡するかを伝えます。本人だけが見られる方法で案内してください。
無断欠席や返信がない場合も、責める文面を自動で送らないようにします。案内が届かなかった可能性や日程の取り違えも確認します。再連絡の回数や区切りは社内で決め、連絡の過多にならないようにします。
選考の状況を、候補者ごとに追えるようにする
応募受付、日程調整中、面接確定、次の案内待ちなどの状態を管理します。管理表には必要な情報だけを残し、関係者以外から見えない場所で扱います。このページの公開シートには候補者の氏名や連絡先を入力しないでください。
返信速度だけで良し悪しを決めず、案内の誤り、再調整の回数、未対応の件数を確認します。辞退の理由は本人が話した範囲で記録し、返答がない理由を推測で確定しないようにします。
応募対応の運用メモ
空欄を埋めて、社内で共有するたたき台として使ってください。分からないことは「未確認」と残せます。
入力内容は送信・自動保存されません。閉じる前に保存してください。応募者の氏名や連絡先は入力しないでください。
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応募後の案内を整えるために。
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