募集の前から入社後まで、作業を並べる
兼務で採用を進めると、目の前の原稿や面接だけに時間を使いがちです。求人の更新、応募の確認、面接後の連絡、入社の準備も作業として書き出します。担当が空欄の仕事から埋めていくと、止まりやすい場所が見えます。
一人で複数の仕事を担当しても構いません。ただし「人事が対応」と部署名だけにせず、実際に確認する担当と、不在時に代わる人を決めます。締切のある作業と、定期的に確認する作業を分ける方法があります。
- 募集前：仕事の整理、原稿、事実確認、公開の判断。
- 募集中：応募受付、日程調整、掲載内容の更新。
- 選考中：面接、判断の共有、結果の連絡。
- 入社前後：初日の案内、業務の説明、相談先の紹介。
作る人、確認する人、判断する人を分ける
外部へ依頼しても、社内で決めることは残ります。原稿の作成は外部、仕事内容の事実確認は現場、公開の判断は責任者というように分けます。最終的な採用判断まで、制作会社が担う前提にしないでください。
支援を比較するときは、「採用支援一式」という名称だけで決めず、何が納品されるか、誰が応募対応をするか、修正や更新をどこまで含むかを確認します。運用代行を頼めば、取材への協力や承認まで不要になるわけではありません。
分担の例（編集部案）
入社初日の説明と、相談先までつなげる
採用担当の仕事を入社の決定で切ると、配属先へ情報が届かないことがあります。候補者へ伝えた仕事内容、最初に任せる作業、教育担当、初日の集合場所などを、必要な関係者へ引き継ぎます。
入社後は、どの作業を説明するか、誰に質問できるかを明確にします。「困ったら聞いて」だけでは、誰に聞くべきか分からないことがあります。定期的に状況を聞く機会を設け、業務の理解と説明の不足を確認します。個人的な情報を広く共有しすぎない配慮も必要です。
外注する前に、社内で用意できる時間を確認する
依頼先へ渡す資料、打ち合わせ、原稿確認に使える時間を見積もります。承認が止まると外部の作業も止まるため、窓口は一本化し、各部署の意見を取りまとめる担当を決めましょう。
最初からすべてを任せるか決める必要はありません。まず原稿の添削だけ、取材と動画制作、媒体運用までなど、負担が大きい箇所から比較できます。契約前には担当範囲、納品物、追加費用、連絡方法を確認し、双方の作業を明文化します。
採用業務の分担メモ
空欄を埋めて、社内で共有するたたき台として使ってください。分からないことは「未確認」と残せます。
入力内容は送信・自動保存されません。閉じる前に保存してください。応募者の氏名や連絡先は入力しないでください。
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